Avis de confidentialité

1. Quel est l’objet du présent avis de confidentialité ?

2. Qui est le responsable du traitement des données ?

3. Comment traitons-nous les données dans le cadre de nos activités ?

4. Comment traitons-nous les données dans le cadre de la publicité ?

5. Comment divulguons-nous les données à caractère personnel ?

6. Pouvons-nous divulguer des données à l’étranger ?

7. Comment traitons-nous les données en relation avec notre site web ?

8. Existe-t-il d’autres finalités de traitement ?

9. Comment protégeons-nous vos données ?

10. Pendant combien de temps traitons-nous les données à caractère personnel ?

11. Quels sont les autres éléments à prendre en compte ?

12. Quels sont vos droits ?

 

1. Quel est l’objet du présent avis de confidentialité ?

Le présent avis de confidentialité explique comment nous traitons les données à caractère personnel, principalement dans le cadre de nos activités et de notre site web. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le traitement des données, n’hésitez pas à nous contacter (section 2). On entend par « données à caractère personnel » toute information pouvant être associée à une personne spécifique, et par « traitement » toute manipulation de données à caractère personnel, telle que la collecte, l’utilisation et le partage de ces données.

2. Qui est le responsable du traitement des données ?

Pour chaque activité de traitement des données, il existe une partie qui est principalement responsable de la conformité, le « responsable du traitement ». Pour le traitement décrit dans le présent avis de confidentialité, le responsable du traitement (également appelé « nous ») est :

Fondation Peter de Haan (CHE-307.750.204), c/o Walder Wyss SA, succursale de Genève, Rue du Rhône 14, 1204 Genève, Suisse

Si vous avez des questions concernant la protection des données, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :

c/o Walder Wyss SA, succursale de Genève, Rue du Rhône 14, 1204 Genève, Suisse et info@fondationpdh.org.

Vous pouvez nous fournir des données concernant d’autres personnes (par exemple lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel concernant des tiers). Nous supposons que ces données sont exactes et que vous êtes autorisé à les partager avec nous. Comme nous ne pouvons pas contacter directement ces personnes ni les informer du traitement de leurs données, nous vous demandons de le faire (par exemple, en les renvoyant au présent Avis de confidentialité).

3. Comment traitons-nous les données dans le cadre de nos activités ?

Lorsque vous utilisez nos produits et services (collectivement, les « services »), nous traitons des données pour l’accueil, la conclusion d’accords de service, leur exécution et leur gestion :

• Nous pouvons faire de la publicité pour nos activités, par exemple sous la forme de bulletins d’information. Pour plus de détails, voir la section 4.
• Si nous sommes en contact avec vous dans le cadre d’un accord. Il s’agit principalement des données que vous fournissez, par exemple votre nom, vos coordonnées ou votre date de naissance, les détails des services demandés et la date de l’accord.
• Si nous concluons un accord avec vous, nous traitons les données relatives à l’accueil et les informations sur l’accord (par exemple, la date et le contenu de l’accord).
• Nous traitons des données à caractère personnel pendant et après l’accord, y compris des détails sur les paiements, les interactions, les résultats de tout projet résultant de l’accord (par exemple, œuvres de bienfaisance, subventions), les résiliations d’accords, et tout litige ou procédure y afférent. Ces activités de traitement des données sont nécessaires à l’exécution de l’accord.
• Nous traitons également les données susmentionnées à des fins statistiques. Ces statistiques nous aident à améliorer et à développer notre stratégie et nos activités. Nous pouvons également utiliser ces données sur une base identifiable à des fins de marketing ; voir la section 4 pour plus de détails.

Pour les entreprises partenaires, nous traitons un nombre limité de données personnelles, car la loi sur la protection des données ne s’applique qu’aux personnes physiques. Toutefois, nous traitons les données des personnes avec lesquelles nous interagissons, telles que les noms, les coordonnées, les informations professionnelles, les détails de communication et les informations sur le personnel de direction, dans le cadre des données générales sur les entreprises avec lesquelles nous travaillons.

4. Comment traitons-nous les données dans le cadre de la publicité ?

Nous traitons également des données à caractère personnel pour faire de la publicité ou, d’une manière générale, pour faire connaître nos activités :

• Bulletin d’information : Nous envoyons des informations électroniques et des bulletins d’information, qui peuvent inclure la promotion de nos activités. Nous vous demanderons votre consentement avant d’envoyer des messages électroniques, à l’exception de certaines offres destinées à des clients existants.
• Invitations : Nous envoyons des invitations à des actes ou à des événements que nous organisons.
• Études de marché : Nous traitons les données afin d’améliorer et de développer nos activités et de sensibiliser le public à nos activités, telles que les informations sur les subventions et les activités caritatives. Il peut s’agir de réactions à des bulletins d’information, à des enquêtes, à des sondages, aux médias sociaux, à des services de surveillance des médias et à des sources publiques.

5.  Comment divulguons-nous les données à caractère personnel ?

Nous pouvons divulguer des données à caractère personnel à divers organismes dans le cadre de nos activités. Il s’agit notamment des catégories suivantes :

• les personnes qui vous sont associées, par exemple les représentants autorisés, les garants, les adjoints et les parents et, dans le cas des personnes de contact des entreprises, les employés et l’entreprise elle-même ;
• si nous faisons appel à des intermédiaires pour nos activités, nous pouvons partager vos informations avec eux pour permettre un contact direct avec vous ;
• Les agences de crédit et les fournisseurs de listes de sanctions et d’autres bases de données auxquels nous pouvons communiquer les informations nécessaires vous concernant dans le cadre d’une demande d’information ;
• Offices, autorités et tribunaux dans le cadre de nos obligations légales et dans le cadre de procédures dans lesquelles nous sommes partie ou tiers ;
• des tiers, par exemple dans le cadre de l’acquisition ou de la vente d’actifs par nos soins ;
• les prestataires de services, en particulier pour les services informatiques (tels que l’espace de stockage, les services logiciels, l’assistance et la maintenance), les services d’administration et de conseil, les services d’expédition et de logistique, ou les services des banques, de la poste, etc. Ces prestataires de services peuvent traiter des données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire. Pour les fournisseurs utilisés pour notre site web, voir la section 7.

6.  Pouvons-nous divulguer des données à l’étranger ?

Tous les destinataires des données ne sont pas situés en Suisse. Il s’agit notamment de certains prestataires de services, en particulier dans le domaine des technologies de l’information. Ces prestataires peuvent être basés dans l’UE ou l’EEE ou dans d’autres pays du monde. Nous pouvons également partager des données avec des autorités étrangères si cela est légalement nécessaire ou dans le cadre de ventes d’actifs ou de procédures judiciaires (voir section 10). Tous ces pays n’offrent pas une protection adéquate des données. Pour y remédier, nous mettons en œuvre des garanties appropriées, en particulier les clauses contractuelles types de l’UE, disponibles ici.    Dans certains cas, les données peuvent être partagées à l’étranger sans ces garanties, comme l’autorise la loi applicable – par exemple, avec votre consentement ou si cela est nécessaire pour exécuter un contrat, faire valoir ou défendre des droits légaux, ou servir des intérêts publics prépondérants.

7.  Comment traitons-nous les données en relation avec notre site web ?

Pour des raisons techniques, chaque fois que vous utilisez notre site web, certaines données sont temporairement stockées dans des fichiers journaux, y compris l’adresse IP de votre dispositif, des informations sur votre fournisseur d’accès à Internet, votre système d’exploitation, votre navigateur, l’URL de référence, la date et l’heure d’accès, et le contenu consulté. Nous utilisons ces données pour faire fonctionner le site web, assurer la sécurité et la stabilité, optimiser le site et à des fins statistiques.

Notre site web utilise des cookies — de petits fichiers stockés par votre navigateur sur votre dispositif. Ils nous permettent de distinguer les visiteurs individuels, généralement sans les identifier. Les cookies peuvent contenir des informations sur le contenu consulté et la durée de la visite. Certains cookies (« cookies de session ») sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur, tandis que d’autres (« cookies persistants ») sont conservés pendant une période déterminée afin de reconnaître les visiteurs qui reviennent.

Vous pouvez régler les paramètres de votre navigateur pour bloquer certains cookies ou supprimer les cookies et autres données stockées. Pour plus d’informations, consultez les pages d’aide de votre navigateur (généralement sous la rubrique « confidentialité »).

Remarque : nous n’utilisons pas d’outils d’analyse ou de suivi tels que Google Analytics. Toutes les données collectées par le biais des cookies se limitent à des informations techniques essentielles et ne sont pas utilisées à des fins de profilage ou de marketing.

8.  Existe-t-il d’autres finalités de traitement ?

Oui. Les cas typiques (mais pas nécessairement fréquents) sont les suivants :

• Communication : Lorsque nous sommes en contact avec vous, nous traitons le contenu ainsi que les informations relatives à la nature, à l’heure et au lieu de la communication. Pour votre identification, nous pouvons également traiter les informations relatives à la preuve d’identité.
• Candidatures à un emploi : Nous traitons les données à caractère personnel fournies par les candidats au cours de la procédure de candidature, y compris les coordonnées, les CV, les références et autres documents justificatifs. Ces données sont utilisées pour évaluer l’aptitude au poste, communiquer avec les candidats et gérer le processus de recrutement. Si nécessaire, les données peuvent être partagées avec des tiers, tels que des fournisseurs de services de vérification des antécédents, conformément à la législation applicable. Les données relatives aux candidats sont stockées en toute sécurité et conservées aussi longtemps que nécessaire pour le processus de recrutement ou que la loi l’exige. Les candidatures non retenues sont supprimées au terme d’une période de conservation appropriée, à moins que le candidat n’ait donné son accord pour une conservation plus longue.
• Respect des exigences légales : Nous pouvons divulguer des données aux autorités si la loi l’exige ou pour respecter des règlements internes.
• Prévention : Les données sont traitées pour prévenir la criminalité ou les abus, par exemple dans le cadre de la prévention de la fraude ou d’enquêtes internes.
• Procédures judiciaires : Si nous sommes impliqués dans une procédure judiciaire ((par exemple, devant un tribunal ou une autorité administrative), nous traitons et divulguons des données sur les parties, les témoins et les autres personnes impliquées aux tribunaux, aux autorités ou à d’autres entités concernées, y compris à l’étranger.
• Sécurité informatique : Nous traitons les données pour surveiller, contrôler, analyser, sécuriser et évaluer l’infrastructure informatique et gérer les sauvegardes et les archives.
• Impact de nos activités : Nous traitons les données afin de suivre et de vérifier l’impact positif de nos activités. Il peut s’agir de données sur des personnes clés (y compris les noms et les coordonnées) et de déclarations publiques.
• Investissements et subventions : Nous traitons des données pour préparer et exécuter des transactions, y compris la divulgation de données sur les clients ou les employés à des acheteurs ou vendeurs potentiels.
• Autres finalités : Les données sont traitées à des fins de formation, d’administration (par exemple, gestion des contrats, comptabilité, gestion des réclamations, amélioration des processus), de statistiques anonymes ou pour garantir d’autres intérêts légitimes.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que la sécurité de vos données personnelles est proportionnelle au risque respectif. Toutefois, la sécurité absolue des données ne peut être garantie et certains risques résiduels peuvent subsister.

10. Pendant combien de temps traitons-nous les données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la finalité concernée (par exemple, pour les contrats, généralement la durée de la relation contractuelle), aussi longtemps que nous avons un intérêt légitime à leur conservation (par exemple, pour faire valoir des droits légaux, pour l’archivage ou la sécurité informatique), ou comme l’exigent les obligations légales de conservation (par exemple, une période de conservation de dix ans pour certaines données). À l’expiration de ces périodes, nous supprimons ou anonymisons vos données.

11. Quels sont les autres éléments à prendre en compte ?

Selon le droit applicable, le traitement des données n’est permis que s’il est explicitement autorisé. Cette restriction ne s’applique pas en vertu de la loi suisse sur la protection des données, mais s’applique en vertu du règlement général européen sur la protection des données (RGPD), le cas échéant. Dans ce cas, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes pour traiter vos données personnelles :

• 6 para. 1 lit. b RGPD pour le traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat avec la personne concernée ou à la prise de mesures précontractuelles (voir paragraphe 3).
• 6 para. 1 lit. f RGPD (et Art. 9 para. 2 lit. f RGPD pour les données de catégorie spéciale, le cas échéant) pour le traitement nécessaire à la protection de nos intérêts légitimes ou de ceux de tiers, à moins que les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ne l’emportent. Il s’agit notamment de se conformer au droit suisse et de garantir des opérations durables, conviviales, sûres et fiables.
• 6 para. 1 lit. c RGPD pour le traitement nécessaire au respect d’une obligation légale en vertu des lois d’un État membre de l’EEE. L’EEE comprend les États membres de l’UE, l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein.
• 6 para. 1 lit. a RGPD (et Art. 9 para. 2 lit. b RGPD pour les données de catégorie spéciale, le cas échéant) pour le traitement basé sur votre consentement séparé.

En règle générale, vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données personnelles, sauf dans des cas spécifiques (par exemple, pour remplir des obligations contractuelles qui nécessitent la divulgation de données). Toutefois, il se peut que nous devions traiter des données à des fins légales ou contractuelles. L’utilisation de notre site web ne serait pas non plus possible sans un certain traitement des données (voir la section 7).

12. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de certains droits, sous réserve des conditions et restrictions prévues par la législation applicable :

• Vous pouvez demander une copie de vos données personnelles et de plus amples informations sur notre traitement des données.
• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données.
• Vous pouvez faire rectifier, compléter ou apporter des précisions à vos données personnelles inexactes ou incomplètes par une note de contestation.
• Vous avez également le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, commun et lisible par machine, dans la mesure où le traitement des données correspondantes est basé sur votre consentement ou est nécessaire à l’exécution du contrat.
• Dans la mesure où nous traitons des données sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait n’est valable que pour l’avenir et nous nous réservons le droit de continuer à traiter les données sur une autre base en cas de retrait.

Si vous désirez exercer un tel droit, n’hésitez pas à nous contacter (section 2). Nous devrons généralement vérifier votre identité (par exemple au moyen d’une copie de votre carte d’identité). Vous pouvez également déposer une plainte contre le traitement de vos données auprès de l’autorité de surveillance compétente, en Suisse le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).